Phần mềm Quản lý Tài liệu Điện tử EDM 4.0: Giải pháp thúc đẩy chuyển đổi số mạnh mẽ hữu hiệu

Ra mắt tại Việt Nam từ năm 2019, Phần mềm Quản lý Tài liệu Điện tử EDM 4.0, phát triển bởi Hương Việt Group, là giải pháp quản lý dữ liệu tiên phong, mang lại sự hiện đại, tiện lợi và hiệu quả cho các tổ chức giáo dục và cơ quan chính phủ. Được thiết kế để đáp ứng nhu cầu chuyển đổi số tại Việt Nam, EDM 4.0 không chỉ thu gọn không gian lưu trữ vật lý, giảm thiểu rủi ro trong bảo quản tài liệu, mà còn hỗ trợ tra cứu nhanh, chia sẻ dễ dàng và quản lý vòng đời hồ sơ một cách chính xác, an toàn theo quy định của Bộ Thông tin & Truyền thông.

Với bộ tính năng tối ưu, giao diện thân thiện, triển khai nhanh chóng và chi phí hợp lý, EDM 4.0 phù hợp cho cả cơ quan nhà nước, cơ sở giáo dục và doanh nghiệp. Giải pháp này đã được thử nghiệm quy mô nhỏ và bước đầu thương mại hóa, chứng minh tiềm năng thúc đẩy hiệu quả quản lý và xử lý công việc hàng ngày, đồng thời góp phần mang lại những giá trị thiết thực cho chính sách chuyển đổi số quốc gia.

Cách tiếp cận đột phá

EDM 4.0 nổi bật với triết lý "Đơn giản hóa, Hiệu quả hóa, Mở rộng hóa", tạo sự khác biệt so với các hệ thống quản lý tài liệu truyền thống thường phức tạp, tốn kém và khó triển khai. Thay vì chỉ là công cụ lưu trữ, EDM 4.0 là một nền tảng tích hợp, linh hoạt với các đặc điểm nổi bật giúp đơn giản hoá quy trình chuyển đổi số. Bằng việc ứng dụng công nghệ nhận diện ký tự quang học (OCR), EDM 4.0 có thể số hóa nhanh chóng tài liệu giấy, giảm thiểu nhân lực và chi phí ban đầu, đặc biệt phù hợp với các tổ chức có nguồn lực hạn chế.

Điểm mạnh của giải pháp này chính là tính linh hoạt cao khi hệ thống thích ứng với mọi quy mô, từ các dự án cấp tỉnh/huyện đến các đơn vị độc lập, với mô hình triển khai cả cục bộ và toàn cục, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả. Bên cạnh đó, với việc tập trung vào các chức năng cốt lõi như thu thập, tổng hợp, tìm kiếm, khai thác, báo cáo và cấu hình hệ thống, EDM 4.0 loại bỏ các tính năng thừa, mang lại sự tinh gọn và dễ sử dụng, tối ưu hoá trải nghiệm người dùng.

Từ đây, Phần mềm Quản lý Tài liệu Điện tử EDM 4.0 đã trực tiếp giải quyết các vấn đề lớn mà doanh nghiệp vừa và nhỏ, hay cơ quan nhà nước và tổ chức giáo dục tại Việt Nam đang đối mặt. Đó chính là chi phí và thời gian phải bỏ ra đã khiến nhiều doanh nghiệp cạn kiệt ngân sách ngay từ giai đoạn đầu chuyển đổi số. Trong khi đó, EDM 4.0 cung cấp phần mềm nhỏ gọn, yêu cầu cấu hình máy chủ tối thiểu, giúp tiết kiệm đáng kể chi phí triển khai và duy trì hạ tầng.

Cùng với giao diện thân thiện và thao tác đơn giản, EDM 4.0 không đòi hỏi nhân sự có kỹ năng chuyên môn cao, cho phép các đơn vị tập trung vào công việc chuyên môn thay vì quản lý hệ thống phức tạp, giúp doanh nghiệp không phải đầu tư thêm về nguồn nhân lực. Đặc biệt trong lĩnh vực giáo dục (hồ sơ tốt nghiệp, bảng điểm) và cơ quan nhà nước (văn bản hành chính), phương pháp lưu trữ truyền thống gây tốn thời gian và chi phí. EDM 4.0 số hóa và tập trung hóa dữ liệu, rút ngắn thời gian chỉnh lý và khai thác tài liệu.

Đồng thời với chỉ 9% cơ quan nhà nước cung cấp dữ liệu mở (theo Bộ TT&TT), EDM 4.0 hỗ trợ thu thập và xử lý tài liệu theo đúng quy định, tạo tiền đề cho việc cung cấp dữ liệu mở trong tương lai.

Công nghệ AI độc đáo

Có được những tính năng đột phá như vậy, chính là nhờ vào việc EDM 4.0 tích hợp các công nghệ tiên tiến, mang lại lợi thế cạnh tranh mà ít giải pháp nào có được. Đó là công nghệ OCR giúp tăng tốc chuyển đổi tài liệu giấy sang định dạng số, đảm bảo độ chính xác và hiệu quả trong thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn. Bên cạnh đó, mô hình triển khai phân tán và tập trung có khả năng hỗ trợ cơ sở dữ liệu riêng lẻ nhưng có khả năng đồng bộ qua API và Query, phù hợp với mô hình “Đơn vị cấp cao - Đơn vị cấp trung - Đơn vị cấp cơ sở”.

Ngoài ra, giải pháp còn cung cấp API mở, cho phép tích hợp dễ dàng với các hệ thống văn bản điều hành hiện có, tạo hệ sinh thái số liền mạch, tránh gián đoạn quy trình làm việc. Chưa dừng lại ở đó, hệ thống còn hỗ trợ thu thập và xử lý đa dạng loại tài liệu, từ văn bản hành chính đến bảng điểm, đảm bảo khả năng mở rộng và tương thích trong tương lai.

Chính điều này đã mang đến nhiều thành quả vượt bậc trong việc triển khai. Một trường đại học tại Việt Nam đã giảm 60% thời gian xử lý hồ sơ tốt nghiệp nhờ sử dụng EDM 4.0 để số hóa và quản lý dữ liệu. Cùng với đó, một cơ quan hành chính cấp huyện tiết kiệm 40% chi phí lưu trữ và chỉnh lý tài liệu so với phương pháp truyền thống, đồng thời tăng hiệu quả tra cứu và chia sẻ thông tin.Ngay cả các phản hồi từ các hội thảo chuyển đổi số do Bộ TT&TT tổ chức năm 2024 đánh giá cao khả năng ứng dụng thực tiễn và tính đổi mới của EDM 4.0.

Phần mềm Quản lý Tài liệu Điện tử EDM 4.0 của Hương Việt Group là giải pháp đổi mới sáng tạo, mang lại giá trị vượt trội cho người dùng và doanh nghiệp. Với công nghệ tiên tiến, trải nghiệm người dùng tối ưu, chi phí hợp lý và tầm nhìn phát triển bền vững, EDM 4.0 không chỉ giải quyết các thách thức trong quản lý tài liệu mà còn đóng vai trò quan trọng trong hành trình chuyển đổi số tại Việt Nam.